人手が足りない！
仕事量は増えている！
でも残業はするなという！

残業はしたくないけれど、やむを得ずしている方も多いのではないでしょうか？

世の中では働き方改革が叫ばれ、時間外労働の上限規制や労働時間の状況把握など働き方改革関連法の施行が目白押しです。

今後は、職場ではなお一層の業務改善・生産性向上のための工夫が求められます。
そこで役に立つのが、全脳を使ったコーチング手法＝ホールシステムコーチング®です。

1．ダラダラ残業をなくすには？

ある職場では、こんな会話が聞こえてきます。
部下Ａ「あ～、今日もこれが手つかずだった。また残業だな～。あ～疲れた。ちょっと
一服してから、ぼちぼちするか～。」

上司「Ａさん、今日も残業なの？」

部下Ａ「あ、はい。日中はお客様対応で忙しくて、、、頼まれている書類ができてなくて、、、」

上司「昨日も遅くまで残業してたよね？今日も長くかかりそう？」

部下Ａ「え～、結構お客さんからややこしいこと言われてまして。時間がかかりそうです。やってみないと分からないですが、、、」

上司「できるだけ早く帰らないとだめだよ。」

部下Ａ「・・・はい。」

このように、上司が部下の仕事をよく把握せずに、部下任せで残業を認めている職場があります。どれくらいの時間がかかりそうか把握もしないで進める仕事は、やっている本人のモチベーションも下がり、集中力の欠く時間になってしまいがちです。

また、就業時間後に自分のペースでゆっくりやろうと思っている人もいるようですが、本人がよくても会社にとっては生産性の面ではよろしくないのは明らかです。

このように時間管理されないダラダラ残業をなくすには、まずは、上司の問いかけがポイントです。例えば、全脳を使ったホールシステムコーチング®の問いかけは、次のようなものがあります。

「何をするの？」
「何時間かかるの？」
「どうやってやるの？」
「そもそも何のためにするの？」
「なにができたら完了なの？」
「時間内にするための協力者は誰？」

全脳を使ったこれらの問いにより、部下はその時間のゴールを決めて残業にとりかかる意識が生まれます。そして、問いを継続していくことで自発的な行動につながり、効率の悪いダラダラ残業がなくなっていきます。

2．効率を上げる仕事のやり方とは？

仕事には、自分でコントロールできることとそうではないことがあります。
効率を上げるために、自分でコントロールできる仕事は、先ほどのようにゴールやその先のイメージを明確にして自分にコミットしていきます。自身の時間管理も重要になってきます。
一方、自分でコントロールできない仕事は、他者との情報の共有や連携・協力が必須です。他者とは、職場内の部下、同僚、上司だけでなく、取引先なども含まれるでしょう。

職場では、各人の業務の棚卸しや見直しなど業務改善をしていくことが多いと思います。それらのプロセスで見えてくることは、情報の共有と連携のまずさです。これは、少人数の職場であっても悩ましい課題です。

3．そもそもどこの改善から始める？

職場で情報共有や連携を図るには、まず組織が良い方向に循環している必要があります。
マサチューセッツ工科大学のダニエル・キム教授は下に示す「組織の成功循環モデル」を提唱しています。

このモデルから、「④結果の質」を上げるには一番遠回りに見える「①関係の質」を上げるところからスタートすることが、組織の良い循環を生む＝グッドサイクルということがわかります。

しかし私たちはとかく、「④結果の質」に焦点を当てるところから始めがちです。
その場合は、以下のようなバッドサイクルになります。

④「売上目標が未達」という結果から始まると
➂「新規顧客獲得のための営業を月●●件」と行動が強制され、
②「指示されたからする」という受け身の思考となり、
①「あの人は何もしない」と他者批判が起こって関係性が悪くなり、
④ますます売上が下がる。

残業を減らし生産性を上げるためには、まず関係の質の改善から始める必要があるということです。

まとめ

生産性を上げるためには、働く人たちの関係の質を良くすることが大切です。
そのために、ホールシステムコーチング®のWeメソッド®は有効です。
主語を「私たち」に変えることで、当事者意識が生まれ、主体的に相互協力するチームに変わっていきます。

私たちでどんな未来を創りたい？

同じ方向に向いて仕事ができれば、生産性も上がっていくはずです。