「会議を観ればその組織のレベルがわかる」と聞きます。会議そのものが必要か、また
不必要かの意見もあるとは思いますが、組織づくりのツールとして「効果的な会議」の
考え方や、コーチングとの共通点を検証します。

1. 会議の現状課題

会議に感じている課題や問題を調査した結果があります。（※株式会社NTTデータ研究所：「会社の革新とワークスタイルに関する調査」）
調査結果の回答を上位から見てみると
１位：無駄な会議が多い（45％）
２位 ：会議等の時間が長い （44.1％）
３位 ：会議等の頻度が多い （36.7％）
４位 ：参加者のスケジュール調整が難しい　（21.7％）
５位 ：結論が持ち越されたと思う会議がよくある（20.9％）　　（以下17位まで略）

私が勤めていた企業の例ですが、毎月月初に「営業報告会議」を開催していました。
40～50名の営業職が集まり、前月の活動や結果報告を１人ずつ発表するのですが、ときには１人で３０分もの時間を要したこともありました。会議におけるルールは無かったのだと思います。仮にあったのだとしても、機能していなかったのでしょう。
ご自身の組織に、会議のルールはありますか？誰かのワンマンショーになってはいませんか？

2. 会議用のルールがあるか

経営学者のピーター・F・ドラッカー氏が、生産性の高い会議をするためのルールとして次のように語っています（※）。
ルールその１：目的のはっきりしない会議は開かないこと。
ルールその２：出席者の数を減らすこと。
ルールその３：会議の時間を短くすること。

この３つのルールを「肯定形」に置き換えてみます。

ルールその１：目的を明確にすること（意図・目的・ゴールの明確化）
ルールその２：出席者は○名まで（出席者・協力者を厳選する）
ルールその３：会議時間は○時間または○分間（時間を守る）

コーチングセッションでは、

・クライアントが設定した目標の意図や目的を明確にします。
・目標設定をするときは、可能な限り数値化します。
・協力者や関係者を積極的に考えることで、達成をより具体的にします。
・コーチとクライアントで話して決めた「期限」や「時間」を協働でマネジメントします。

ドラッカー氏の言うように、確かにこのようなルールがあれば効果的な会議になりそうです。

そしてゴール設定をするときには、会議の種類（型）に分けるとわかりやすいです。

などがあります。

3．ファシリテーター（進行係）の役割

２で述べた「目的の明確化」「出席者の厳選」「時間管理」以外に、
できるファシリテーターがどのように会議を創り出しているかをいくつかあげてみます。

・安全で話しやすい環境の配慮をする
・適度なタイミングで、反復や要約をして確認する
・話を本筋に戻すことができる
・否定せず承認する
・表面化していない（潜在的な）意見に気がつく
・会議後の具体的な行動計画を明らかにする
・１参加者としてフェアな態度を徹底する

私はコーチングを学ぶ中で、これらの要素が身についたように思います。
マンツーマンのときも、複数（チームやプロジェクト）のときも、コーチングセッションにおけるコーチの関わりは、ファシリテーターの役割にとても共通しています

4. 出席者の役割

当然のことながら出席者として選任を受けるには、そこに何らかの期待があるからです。
出席者にはファシリテーターと共に全員でゴールを目指す、能動的な姿勢が必要です。

組織の特徴的な会議の工夫を、いくつか取り上げてみます。

東京ガス　　 ：資料などは３日前までに配布し、出席者は意見を事前に提出。
横浜市　 　　：事前準備のない者は参加不可。
モトローラ　 ：少数派の意見を再び検討にかける。
資生堂　　 　：連絡や調整のための会議は禁止。

ファシリテーターだけが、また逆に出席者だけが頑張る会議は決して効果的とは言えません。あくまでも協働で進めることが「効果的な会議」の欠かせない条件と言えるでしょう。
コーチングセッションも会議同様に、コーチとクライアントの協働で進めていきます。

まとめ

ファシリテーターも出席者も、今一度その会議の必要性や目標を明確にし、互いの貴重な
時間を使って協働できてこそ「効果的な会議」と言えるのではないでしょうか。
そしてそれは優れた組織づくりのツールになるのではないでしょうか。